1. - PRESENTATION GENERALE
Le logiciel, dénommé « TRESOR », est un logiciel de comptabilité générale, analytique et budgétaire exploitant le nouveau Plan Comptable Général 2005. Son rôle est d’aider le premier responsable à bien gérer son affaire avec la méthode de tenue de la comptabilité en vigueur. Il permet de connaître à tout moment la situation du bilan deson entreprise et d’analyser toutes les charges et toutes ses recettes. En plus, le logiciel comporte un module de gestion des immobilisations et des amortissements.
2. - EXERCICES COMPTABLES
C’est un logiciel « multi-exercices » permettant la mémorisation de toutes les données des exercices antérieurs. En plus, il dispose d’autres avantages :
- Ne pas avoir à purger les données de l’exercice de l’année précédente pour pouvoir commencer un nouvel exercice,
- La création d’un nouvel exercice se fait automatiquement à partir des systèmes de comptes du dernier exercice,
- La clôture de l’exercice N et l’ouverture de l’exercice N+1 se font automatiquement, ce qui diminue les temps de calcul et de saisie ; on peut se lancer directement dans la saisie des opérations courantes du nouvel exercice,
- Les soldes des comptes de l’exercice précédent sont mémorisés pour pouvoir les comparer avec l’évolution des charges et des recettes de l’exercice en cours.
3. - LES DIFFERENTES FONCTIONS
« TRESOR » comporte toutes les fonctions de gestion de la comptabilité générale permettant l’édition des états financiers standards : journal général, journal auxiliaire, grand livre général, balance générale, relevé nominatif, bilan et compte de résultat. Pour les besoins d’analyse et de suivi, « TRESOR » englobe les fonctions suivantes :
- Gestion de la Comptabilité Auxiliaire :
On peut affecter des Comptes auxiliaires à chacun des Comptes généraux, si c’est nécessaire. Les Comptes auxiliaires sont très utiles pour le suivi des comptes des Tiers, notamment le Compte Fournisseur et le Compte Client. Ainsi, il sera possible d’éditer l’historique et la situation de chaque Compte auxiliaire. Les états d’analyse correspondants sont : le grand livre auxiliaire (comptabilité auxiliaire) et le relevé nominatif (balance auxiliaire).
- Gestion de la Comptabilité Analytique :
Cette fonction est dédiée à l’analyse des Comptes des charges et a pour rôle de répartir leur affectation par nature des charges. Il est alors permis de suivre l’historique et de connaître la situation de chaque Compte analytique, avec les états suivants : le « Grand livre analytique » et la « Situation analytique ».
- Gestion de la Comptabilité Budgétaire :
La plupart des comptes de gestion sont sujets à la gestion budgétaire. Aussi, à chaque compte sont associées plusieurs colonnes à remplir pour la saisie du Budget prévisionnel. Au fur et à mesure de l’évolution de l’exercice comptable, le montant total et le pourcentage de réalisation du budget sont calculés automatiquement par le logiciel. Les états qui permettent la gestion budgétaire sont : « l’état des budgets prévisionnels », « l’état de réalisation des budgets de recettes », « l’état de réalisation des budgets de dépenses ».
- Gestion des Immobilisations :
Les immobilisations acquises par l'entreprise peuvent être inventoriées et enregistrées dans le logiciel, avec des possibilités de classement par Type d’immobilisations, par Année d’acquisition, par Etat de mise en service et par Emplacement. Des états d’amortissements sont aussi disponibles.